Estimate Cost အဆက်

(21-9-2020) Sharing လုပ်ထားတဲ့ Estimate Cost ရဲ့ အဆက်ဖြစ်ပါတယ်။

2) Cost estimate tools and techniques

Cost estimate လုပ်မယ်ဆိုရင်တော့ အောက်ဖော်ပြပါ နည်းငါးမျိုးနဲ့ လုပ်လို့ရပါတယ် (ဒီနည်းလမ်းအပြင် နောက်ထပ်နည်းလမ်းများ ရှိပါလည်း လုပ်လို့ ရပါတယ်။ လှေနံဓါးထစ် မှတ်ရန်မလိုပါ) နည်းငါးမျိုးကတော့ -👉 Expert Judgment

👉 Analogous estimating

👉 Parametric estimating

👉 Bottom-up estimating

👉 Three-point estimating တို့ပဲဖြစ်ပါတယ်။

#Expert Judgment

🔹 Expert Judgment ဆိုတာကတော့ ၎င်းသက်ဆိုင်ရာ Industry နယ်ပယ် နဲ့ပတ်သက်တဲ့ knowledge area တွေ၊ စည်းကမ်းတွေ၊ ကျွမ်းကျင်မှုတွေအပေါ် မှာ အခြေခံပြီးတော့ Activity ရဲ့ costs ကို သင့်တင့်လျော်ကန်အောင် ဆုံးဖြတ်ဆောင်ရွက်ခြင်းဖြစ်ပါတယ်။ လွယ်လွယ်နားလည်အောင်ပြောရရင်တော့ ကျွမ်းကျင်မှုနဲ့ experiences တွေကိုအခြေခံပြီး judgment လုပ်လိုက်တာပါ။

🔹 အဲဒီလို judgment မျိုးကိုတော့ knowledge တွေ၊ skill တွေ၊ experience တွေ၊ training တွေနဲ့ ၎င်းလုပ်ငန်းနဲ့ပတ်သက်ပြီးအထူးပြုလေ့လာထားသူ (သို့) အဖွဲ့အစည်း တွေကပဲ လုပ်ပေးနိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။ သူတွေတို့ဟာ judgment လုပ်တဲ့အခါမှာ အရင်လုပ်ခဲ့ဖူးတဲ့ similar projects တွေ၊ ၎င်း industry နယ်ပယ်ရဲ့ Information တွေ၊ စည်းကမ်းတွေ၊ နည်းလမ်းတွေ၊ application area တွေနဲ့ cost estimating နဲ့သက်ဆိုင်တဲ့ methods တွေပေါ်မှာ အခြေခံပြီး စဉ်းစားကြရပါတယ်။

#Analogous Estimating

🔹 Analogous cost estimating ဆိုတာကတော့ လက်ရှိ Project နဲ့ similar ဖြစ်တဲ့ previous project ရဲ့ values တွေ၊ attributes တွေကိုအသုံးပြ၍ တွက်ချက်ခြင်းဖြစ်ပါတယ်။ အဲဒီ values နဲ့ attributes မှာ ဘာတွေပါမလဲဆိုရင် scope, cost, budget, duration နဲ့ measure of scale (ဥပမာ - size တို့ weight) စတာတွေပါဝင်ပါမယ်။ ဒီလို project ရဲ့ values (သို့) attributes တွေကို comparison လုပ်လိုက်ခြင်းအားဖြင့် လက်ရှိ project အတွက် same parameter (သို့) measurement ကိုအခြေခံတဲ့ basic estimating ထွက်လာပါမယ်။

🔹 ဒီ Analogous estimating သည် ယေဘုယျအားဖြင့် အခြား techniques တွေထက် ကုန်ကျစရိတ်နည်းပြီး အချိန်ကုန်လည်း သက်သာသလို တိကျမှန်ကန်မှုလည်း နည်းပါတယ်။ ဒါကြောင့် ဒီနည်းကို project ရဲ့ overall (သို့) project ရဲ့ segments costing ကိုခန့်မှန်းတဲ့နေရာမှာပဲ အသုံးပြုပြီးတော့ အခြားသော estimating methods တွေနဲ့လည်း တွဲဖက်ပြီးအသုံးပြုလို့ ရပါတယ်။ Previous activities တွေရဲ့ အချက်အလက်တွေ ဖြစ်ရပ်တွေ ဟာ လက်ရှိနဲ့ similar ဖြစ်နေခဲ့မယ်ဆိုရင်တော့ team members တွေအတွက် လိုအပ်တဲ့ ကျွမ်းကျင်မှု ပြင်ဆင်မှုတွေကို စီစဉ်ဆောင်ရွက်နိုင်ဖို့ အတွက်က analogous estimating က အသင့်တော်ဆုံးနဲ့ စိတ်ချအရဆုံးပဲဖြစ်ပါတယ်။

#Parametric Estimating

🔹 Parametric estimating ဆိုတာကတော့ သက်ဆိုင်ရာ သင့်လျော်တဲ့ စာရင်းကိန်းဂဏန်းတွေကို historical data နဲ့ အခြား variables (ဥပမာ - square footage in construction) တွေနဲ့ အခြေခံ အသုံးပြုပြီးတော့ project work တွေအတွက် cost estimating လုပ်ခြင်းဖြစ်ပါတယ်။ တနည်းလွယ်လွယ်နားလည်အောင်ပြောရရင် construction တွေမှာ PAE ဘယ်လောက်စျေးနှုန်း ဆိုတာနဲ့ အတူတူပါပဲ။ ဒီနည်းဟာဆိုလို့ရှိရင် ဘယ်လောက်ထိ ခေတ်မီတဲ့ အခြေခံ data တွေကို model ထဲကိုထည့်သွင်းထားသလဲဆိုတဲ့အပေါ်မှာမူတည်ပြီးတော့ မှန်ကန်တိကျမှုကိုပေးနိုင်ပါတယ်။ လွယ်လွယ်ပြောရရင် ကိုယ့်ရဲ့ data တွေက up to date ဖြစ်တယ် practical ကျတယ်ဆိုရင် မှန်ကန်တိကျတဲ့ cost estimating ကိုရပါမယ်။ ဒီနည်းလမ်းဟာဆိုရင်လည်းပဲ project ရဲ့ overall (သို့) project ရဲ့ segments costing ကိုခန့်မှန်းတဲ့နေရာမှာ အသုံးပြုပြီးတော့ အခြားသော estimating methods တွေနဲ့လည်း တွဲဖက်ပြီးအသုံးပြုလို့ ရပါတယ်။ တွက်ချက်တဲ့ပုံစံလေးကို ဥပမာ နှစ်ခုနဲ့ ဖော်ပြပေးလိုက်ပါတယ်။ ဥပမာ - ၁ Project Duration = (quantity of work) x (number of labour hours per unit of work) ဥပမာ - ၂ Assigned လုပ်ထားတဲ့ resource ဟာ တစ်နာရီမှာ cable 25 meters ကို Installation လုပ်နိုင်တယ်ဆိုကြပါစို့။ cable 1000 meters installation လုပ်ဖို့အတွက်ဆိုရင် နာရီ 40 လိုအပ်ပါတယ် (1000 ÷ 25 = 40) ။ ဒီလိုမျိုး unit of rate ပေါ်အခြေခံပြီးတွက်တာကို Parametric estimating technique နည်းလို့ခေါ်ပါတယ်။

#Bottom-up Estimating

🔹 Bottom-up estimating ဆိုတာကတော့ Work Breakdown Structure (WBS) မှာရှိတဲ့ အောက်ဆုံး level components တွေရဲ့ duration (သို့) cost တွေကို အဆင့်ဆင့် စုပေါင်း တွက်ချက်တဲ့နည်းဖြစ်ပါတယ်။ Activity တစ်ခုရဲ့ duration (သို့) cost ကို reasonable ဖြစ်အောင်ခန့်မှန်းဖို့ ခက်ခဲ့တဲ့အခါမျိုးမှာဆိုရင် ၎င်း activity ကို detail ပိုကျအောင် အစိတ်အပိုင်းတွေ (သို့) task ထပ်ခွဲဖို့လိုပါတယ်။ ပြီးရင် ၎င်း detail ရဲ့ duration (သို့) cost ကို estimated လုပ်ရပါမယ်။ အဲလို detail တွက်ချက်ပြီးရင်တော့ စုစုပေါင်း quantity ကို activity’s durations ထဲကို ပေါင်းထည့်လိုက်ရင် အစောနက ခန့်မှန်းဖို့ခက်ခဲ့တယ်ဆိုတဲ့ Activity ရဲ့ duration (သို့) cost ကိုရပါမယ်။ Activities တွေဟာ တစ်ခုနဲ့တစ်ခု အပြန်အလှန် dependencies (အမှီပြု) ရှိတာပဲဖြစ်ဖြစ်၊ dependencies မရှိတာပဲဖြစ်ဖြစ် application နဲ့ ကျနော်တို့အသုံးပြုမယ့် resources တွေအပေါ်မှာ affect ရှိပါမယ်။ အကယ်၍များ dependencies သာရှိခဲ့ရင် ၎င်း activity နဲ့ပတ်သက်ပြီး reflected ဖြစ်လာမယ့် resource usage တွေကိုပါ estimated လုပ်ထားရမှာဖြစ်ပြီးတော့ documented လည်း လုပ်ထားဖို့လိုပါတယ်။

🔹 Bottom-up estimating ဆိုတာ အလုပ်အစိတ်အပိုင်းတစ်ခုချင်းစီ အသေးစိတ်ကိုခန့်မှန်း တွက်ချက်ချက်တဲ့ estimating method တစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ Individual work packages (သို့) activities တွေရဲ့ cost တွေကို detail specified လုပ်ထားတဲ့ greatest level အထိ ရောက်အောင် estimated လုပ်ရပါမယ်။ ပြီးရင်တော့ အဲဒီ အသေးစိတ် cost တွေကို higher levels သို့ အဆင့်ဆင့် reporting လုပ်ရန်နှင့် tracking လုပ်နိုင်ရန် summarized (သို့) rolled up လုပ်ထားရပါမယ်။ Bottom-up estimating ရဲ့ coat နဲ့ accuracy ကတော့ ပုံမှန်အားဖြင့် project size (သို့) အခြာသော individual activity ရဲ့ attributes (သို့) work package တွေကို influenced ဖြစ်ပါတယ်။ ဆိုလိုတဲ့ အဓိပ္ပါယ်ကတော့ တိကျမှု ရှိတဲ့တွက်ချက်နည်းလို့ ပြောချင်တာဖြစ်ပါတယ်။

#Three-point Estimating

Uncertainty နဲ့ risk များတဲ့ activity ရဲ့ cost ကိုခန့်မှန်းတွက်ချက်တဲ့အခါမှာ point တစ်ခုချင်းစီရဲ့ accuracy အရှိဆုံး cost ကိုရရှိဖို့အတွက်ဆိုရင်တော့ three-point estimating method ကိုအသုံးပြုပါတယ်။ three-point ဆိုတာဘာလဲဆိုတော့ Most likely, Optimistic, Pessimistic တို့ပဲဖြစ်ပါတယ်။

🔸 Most likely (cM). လိုအပ်တဲ့အလုပ်အတွက်ကို realistic effort ပေါ်အခြေခံကာ assessment လုပ်ပြီး ခန့်မှန်းတွက်ချက်ထားတဲ့ coat of activity ဖြစ်ပါတယ်။ တနည်း အများဆုံးဖြစ်လေ့ရှိတဲ့ cost ပါ။

🔸 Optimistic (cO). Best-case scenario ပေါ်မှာ အခြေခံကာ analysis လုပ်ပြီး တွက်ထားတဲ့ cost of activity ဖြစ်ပါတယ်။ တနည်း အကောင်းမြင်ဖက်ကနေ စဉ်းစားထားတဲ့ cost ပါ။

🔸 Pessimistic (cP). Worst-cause scenario ပေါ်မှာ အခြေခံကာ analysis လုပ်ပြီး တွက်ထားတဲ့ cost of activity ဖြစ်ပါတယ်။ တနည်း အဆိုးဆုံးမြင်ကွင်းဖက်ကနေ စဉ်းစားထားတဲ့ cost ပါ။ အဲဒီဖော်ပြပါ အချက် သုံးချက်ရဲ့ ယူဆချက်အခြေအနေအပေါ်မှာ မူတည်ပြီးတော့မှ Triangular distribution နည်းနဲ့ Beta distribution နည်း ဆိုပြီး formula နှစ်မျိုး commonly အဖြစ်အသုံးပြုပြီး တွက်ပါတယ်။ အဲဒီ formula နှစ်မျိုးကတော့ -

👉 Triangular distribution. cE = (cO + cM + cP) ÷ 3

👉 Beta distribution. cE = (cO + 4cM + cP) ÷ 6

တို့ပဲဖြစ်ပါတယ်။

အဲဒီတော့ ဒီ three-point နည်းနဲ့ တွက်တဲ့အခါ ဘယ် distribution နည်းနဲ့ ယူဆပြီးတွက်မလဲဆိုတာကတော့ uncertainty range ဘယ်လောက် ရှိသလဲ risk ဘယ်လောက်ရှိလဲဆိုတဲ့အပေါ်မှာ အခြေခံပြီးတော့မှ ဆုံးဖြတ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ ဒီလောက်ဆိုရင်တော့ cost estimating လုပ်တဲ့အခါ အသုံးများတဲ့ tools and techniques ငါမျိုးရဲ့အကြောင်းကိုလည်း နားလည်ပြီလို့ မျှော်လင့်ပါတယ်။

3) Estimate Cost Example

🔹 ဒါကတော့ cost estimate sample ဖြစ်ပါတယ်။ တနည်းပြောရရင် cost estimate လုပ်ရင် commonly အသုံးပြုတဲ့ template လို့လည်း ပြောလို့ရပါတယ်။ စာအရှည်ကြီးရေးပြီးတော့ မရှင်းပြတော့ပါဘူး။ ဒီ template လေးကိုကြည့်လိုက်ရင် အလွယ်တကူနားလည်ကြလိမ့်မယ်လို့ မျှော်လင့်ပါတယ်။ အကယ်၍များ နားမလည်ခဲ့လျှင်လည်း comment မှာသော်လည်းကောင်း မေးလို့ရပါတယ်။

4) What is Project Budget?

🔹 Project Budget ဆိုတာကတော့ Individual activities (သို့) Work packages တွေရဲ့ Cost တွေကို ပေါင်း ပြီးရင် Contingency reserve နဲ့ Management reserve တွေကိုပါ ထပ်ထည့်ပေါင်းပြီးတော့မှ ထွက်လာတဲ့ Amount ကို Project budget လို့ခေါ်ပါတယ်။

🔹 ပုံကတော့ Project budget ဆိုတာ ဘာလဲဆိုတာကို ဖော်ပြထားတဲ့ Figure လေးဖြစ်ပါတယ်။ ဒီ project budget မှာ အဓိကပြောစရာရှိတာကတော့ Contingency reserve နဲ့ Management reserve တို့ပဲဖြစ်ပါတယ်။ ဒါဆိုရင် ဒီ figure လေးကိုကြည့်လိုက်ကြရအောင်။ Figure ရဲ့ ညာဖက်အစွန်ဆုံးမှာ တွေ့ရတဲ့ အကွက်က ဘာကိုပြောတာလဲဆိုတော့ - ကျနော်တို့ estimated လုပ်ထားတဲ့ activity တွေရဲ့ cost ကို contingency reserve ထပ်ထည့်ခိုင်းတာပဲဖြစ်ပါတယ်။ နောက် ဒုတိယ (ညာ မှ ဘယ် သို့) အကွက်ကလည်းပဲ ကျနော်တို့ estimated လုပ်ထားတဲ့ Work package တွေရဲ့ cost ကို contingency reserve ထပ်ထည့်ခိုင်းတာပါ။ အဲဒီလို ထပ်ထည့်ပေါင်းပြီးပြီဆိုရင်တော့ (တတိယ အကွက် နှင့် စတုတ္ထ အကွက်) Control Account တနည်းပြောရရင် Cost Baseline ကို ကျနော်တို့ရပါပြီ။ ၎င်း စတုတ္ထ အကွက်မှာပဲ ဆက်ကြည့်မယ်ဆိုရင် Cost Baseline ကိုပဲ နောက်ထပ် Management reserve ထပ်ပေါင်းထည့်ဖို့ လိုပါတယ်။ ဒီလို ပေါင်းထည့်ပြီးပြီဆိုရင်တော့ (ဘယ်ဖက် အစွန်ဆုံးအကွက်) ကျနော်တို့သိချင်တဲ့ Project Budget ဆိုတာကို ရပါပြီ။ ဒီနေရာမှာ နည်းနည်းလေး ထပ်ပြီးရှင်းပြချင်တာကတော့ Management reserve ပဲဖြစ်ပါတယ်။ ခပ်တိုတိုနဲ့ လိုရင်းပြောရရင် Management reserve သည် Project Budget တွင်ပါသည်ဆိုသော်ငြားလည်း Project Manager (PM) level အနေနဲ့ သုံးခွင့်မရှိတဲ့ budget ဖြစ်ပါတယ်။ Portfolio level နှင့် အထက် High level Management ကသာ အသုံးပြုခွင့်၊ ဆုံးဖြတ်ခွင့်ရှိပါတယ်။ အကယ်၍ Project Manager တစ်ယောက်အနေနဲ့ မျှော့်လင့်မထားတဲ့ Risk တစ်ခုကြောင့် Management reserve ကို မဖြစ်မနေ သုံးဖို့လိုအပ်လာပြီဆိုရင်တော့ Portfolio (သို့) High level management ဆီကနေ ခွင့်ပြုမိန့်တောင်းခံရပါမယ်၊ ခွင့်ပြုတယ်ဆိုရင်တော့ သုံးလို့ရပါတယ်။ ဒါဆိုတော့ Project Budget အကြောင်းကိုလည်း သဘောပေါက်နားလည်ပြီလို့ ယူဆပါတယ်။

5) Estimating Tips and Tricks

🔹 Best practice အရ အချက် (10) ကိုဖော်ပြပေးလိုက်ပါတယ်။ ဒီအချက်တင်မဟုတ်ပဲ နောက်ထပ်အချက်များလည်း ထည့်စဉ်းစားလို့ရပါတယ် (လှေနံဓါးထစ် မှတ်ရန်မလိုပါ)။ ဒီအချက်တွေထဲမှာမှ နားမလည်တဲ့ အချက်တွေရှိခဲ့ရင် comment မှာသော်လည်းကောင် messenger မှာသော်လည်းကောင်း မေးလို့ရပါတယ်။

စိတ်ဝင်တစားနဲ့ ဒီအထိ လာဖတ်ပေးတဲ့အတွက် အထူးကျေးဇူးတင်ပါတယ်။

23-9-2020