Project Management လို့ပြောရင် ဘယ် Standards, Frameworks ကိုအခြေခံမှာလဲဆိုတာအရင်ဆုံးသိထားဖို့လိုပါမယ်။ Best Practices တွေအပေါ်မှာအခြေခံပြီး လက်ရှိ 21 ရာစုမှာအောင်မြင်နေတဲ့ အဖွဲ့အစည်းကနှစ်ခုပဲရှိပါတယ် (ကျန်တဲ့အဖွဲ့အစည်းများလည်း ရှိကောင်းရှိနိုင်ပါလိမ့်မည်၊ world wide အဆင့်ထိမရောက်၍ ကျနော်မသိပါ)။ အဲဒီအဖွဲ့အစည်းနှစ်ခုမှာ - Project Management by PMI (Project Management Institute, United States) နဲ့ Project Management by PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments, UK) တို့ပဲဖြစ်ပါတယ်။
အခုကျနော်ဆွေးနွေးပေးမယ့် Project Management Overall View ကတော့ PMI ကနောက်ဆုံးထုတ်ထားတဲ့ PMBOK GUIDE - A guide to the Project Management body of Knowledge, 6th Edition စာအုပ်ကိုအခြေခံပြီးဆွေးနွေးပေးမှာဖြစ်ပါတယ်။ (ပုံ - 1)
ပထမဦးဆုံးစပြောချင်တာကတော့ PMI Talent Triangle အကြောင်းပါ။ (ပုံ - 2)
သူကဘာပြောထားလဲဆိုတော့ Project Management Professional (PMP) တစ်ယောက်ဖြစ်ဖို့အတွက်ဆိုရင် Technical Skill တစ်ခုတည်းကိုပဲကျွမ်းကျင်ရုံနဲ့အဆင်မပြေပါဘူးတဲ့၊ Technical Project Management, Leadership, Strategic and Business Management အဲဒီသုံးမျိုးစလုံးကို နားလည်တတ်ကျွမ်းရမယ်လို့ပြောထားပါတယ်။ အဲဒါကတော့ စဉ်းစားကြည့်လိုက်ရင် အင်မတန်မှရိုးရှင်းလှပါတယ်။ ဘာလို့လဲဆိုတော့ ကျနော်တို့ Management လုပ်ရမှာက လူတွေပါနေတာကိုး။ လူတွေကို Management လုပ်ရမှတော့ Leadership Skill ကောင်းဖို့လိုသလို၊ “Money is second god” ဆိုသည့်အတိုင်း Business Management ရဲ့ Strategic တွေ Strategy တွေကိုလည်း သေချာနားလည်ထားဖို့လိုပါတယ်။ အဲဒါမှ Project Management ကို စနစ်တကျနဲ့ အောင်မြင်အောင်ဆောင်ရွက်နိုင်မှာပါ။ ဒီအကြောင်းအရာနဲ့ဆက်စပ်ပြီးတော့ ဥပမာလေးတစ်ခု ပြောချင်ပါတယ်။ ဥပမာဆိုတာထက် လက်တွေ့ဘဝမှာလည်း ဖြစ်လေ့ဖြစ်ထရှိတဲ့ အကြောင်းအရာပါပဲ။ အဲဒါဘာလဲဆိုတော့ - “A” ဆိုတဲ့လူဟာ သူ့ကိုပေးထားတဲ့အလုပ်ကို သတ်မှတ်အချိန်အတွင်း zero defect ဖြစ်အောင် လုပ်နိုင်တယ်၊ လိုရင်းပြောရရင် သူများတွေထက်ပိုတော်တယ်ပေါ့။ “A” ရဲ့အရည်အချင်းကို သူ့ရဲ့ အထက်အရာရှိ (သို့) သူဌေး ဖြစ်တဲ့ “B” က သဘောကျတယ်၊ အဲဒါကြောင့်ပဲ Project တစ်ခုကို ဦးစီးဆောင်ရွက်ဖို့ Project Manager (PM) ရာထူးပေးပြီး ခိုင်းလိုက်တယ်။ Project ရဲ့ Result က PM ရဲ့ Management ညံ့လို့ Project Failure ဖြစ်သွားတယ်။ ဒီလောက် တော်တဲ့လူကိုခိုင်းတာ ဘာလို့ failure ဖြစ်ရတာလဲဆိုပြီး မေးစရာရှိလာပါပြီ။ အဖြေကတော့ရှင်းပါတယ်၊ သူတော်တာက Technical ပိုင်းပါ။ Leadership နဲ့ Strategic and Business Management ကိုသူနားမလည်လို့ failure ဖြစ်ရတာပါ။ အဓိကပြောချင်တာကတော့ Project Management လုပ်မယ်ဆိုရင် Leadership နဲ့ Strategic and Business Management ကိုလည်းနားလည်တတ်ကျွမ်းထားရမယ်ဆိုတာပါပဲ။
ကဲဒါဆိုရင် Project Management ကို စနစ်တကျ ဘယ်လိုဆောင်ရွက်မလဲဆိုတာကိုဆက်ပြီးဆွေးနွေးကြတာပေါ့...
PMBOK GUIDE အရဆိုရင် - Project တစ်ခုကို Project Management Process Groups (5) ခု၊ Knowledge Areas (10) ခု၊ စုစုပေါင်း Processes (49) ခုနဲ့ အကောင်အထည်ဖော်ဆောင်ရွက်ပါတယ် (ပုံ - 3)။
ဘယ်လိုဆောင်ရွက်မလဲဆိုရင် - အဲဒီ processes (49) မှာပါတဲ့ knowledge, skills, tools and techniques တွေကို Project Activities တိုင်းမှာ Project ရဲ့ Requirements နဲ့ ကိုက်ညီအောင် လက်တွေ့ Apply လုပ်ဆောင်ရမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။
Process Group (5) ခုကတော့...
1) Initiating Process Group (2 - processes)
2) Planning Process Group (24 - processes)
3) Executing Process Group (10 - processes)
4) Monitoring and Controlling Process Group (12 - processes)
5) Closing Process Group (1 - process)
စုစုပေါင်း (49 - processes) ဖြစ်ပါတယ်။
Knowledge Areas (10) ခုဖက်ကနေပြန်ပြောရရင်...
1) Integration Management (7 - processes)
2) Scope Management (6 - processes)
3) Schedule Management (6 - processes)
4) Cost Management (4 - processes)
5) Quality Management (3 - processes)
6) Resource Management (6 - processes)
7) Communications Management (3 - processes)
8) Risk Management (7 - processes)
9) Procurement Management (3 - processes)
10) Stakeholder Management (4 - processes)
စုစုပေါင်း (49 - processes) ပါပဲ။
အဲဒီထဲကမှ Planning Process Group က ဘယ်လောက်အထိအရေးကြီးကြောင်းကို Overall View ဆွေးနွေးပေးပါမယ်။
#Planning Process Group
ဘာလို့ ဒီ Process Group မှ ရွေးပြီးပြောရသလဲဆိုရင် - ဒီကနေ့ ကျနော်တို့တွေတော်တော်များများဟာ Project တစ်ခုစလုပ်ပြီဆိုရင် Planning ပိုင်းကို သေချာမလုပ်ပဲ တန်းပြီးတော့ Executing လုပ်နေကြတာတွေ့ရပါတယ် (တစ်ချို့သော Project အသေးတွေမှာ Planning အပိုင်းအများကြီး လုပ်စရာမရှိလို့လည်း ဖြစ်ကောင်းဖြစ်နိုင်ပါတယ်)။ Planning ကိုသေချာမလုပ်ပဲ Executing ကိုတန်းပြီးလုပ်တော့ ဘာဖြစ်နိုင်လဲဆိုရင် Risk များမယ်၊ Conflict များမယ်၊ Sequences အောက်မယ်၊ Scope creep ဖြစ်မယ်၊ Schedule အောက်မယ်၊ Over budget ဖြစ်ကောင်းဖြစ်မယ်၊ Defects များမယ်၊ စသည်ဖြင့်... ဖြစ်နိုင်တာတွေအများကြီးပါ။ အဆိုးဆုံးအခြေအနေကတော့ Project Failure အထိဖြစ်နိုင်ပါတယ်။ ဒါဆိုရင် Planning Process Group မှာ ဘာတွေပါမလဲ ဘာတွေလုပ်ရမလဲဆိုရင် -
Planning Process Group မှာ အပေါ်မှာ ပြောပြီးဖြစ်တဲ့ Processes (24) ခုကိုလုပ်ရပါမယ်။ အဲဒီ Processes (24) ခုကို အကြမ်းဖြင့် ရှင်းပြရရင်...
1) Develop Project Management Plan
Project တစ်ခုရဲ့ အစ၊ အလယ်၊ အဆုံး (throughout the project) ကို ဘယ်လိုဆောင်ရွယ်မယ်ဆိုတာကိုစုစည်းထားတဲ့ Document ပါ။ (သက်ဆိုင်ရာ Knowledge Areas အသီးသီးကနေထွက်လာတဲ့ Management Plan Components တွေကို တစ်စုတစ်စည်းတည်းပေါင်းထားရပါမယ်)
2) Plan Scope Management
Scope management plan ဆိုတာက project ရဲ့ scope ကဘာတွေဖြစ်တယ်၊ ဘယ်လို criteria နဲ့အညီ validate လုပ်ရမယ်၊ ဘယ်လို control လုပ်ရမယ်ဆိုတာကို ဖော်ပြထားတဲ့ Documents ပါ။
3) Collect Requirements
Stakeholders တွေရဲ့ needs နဲ့ requirements တွေကို project ရဲ့ objectives နဲ့ကိုက်ညီအောင် determining, managing and documenting လုပ်ရပါမယ်။
4) Define Scope
Project and product နဲ့ပတ်သက်ပြီး Detailed Description တွေ Define လုပ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။
5) Create WBS (work breakdown structure)
Project work and project deliverables တွေကို manageable components ဖြစ်ရန် သေးဆုံးအစိတ်ပိုင်း work packages level အထိခွဲပေးရမှာဖြစ်ပါတယ်။ (ဥပမာ - Interior Decoration အစိတ်အပိုင်းဖြစ်သည့် Ceiling Work ဆိုရင် ceiling farming work, ceiling board closing work, painting wok စသည်ဖြင့်ခွဲခြင်းကိုဆိုလိုပါသည်)
6) Plan Schedule Management
Project Schedule ဘယ်လို developing, managing, executing, controlling လုပ်မယ်ဆိုတဲ့ policies, procedures တွေကို documentation လုပ်ထားရပါမယ်။
7) Define Activities
Project deliverables တွေအတွက် ဘယ် activities တွေလုပ်မယ်ဆိုတာကို identifying လုပ်ပြီး documentation လုပ်ထားရပါမယ်။
8) Sequence Activities
Activities တစ်ခုနဲ့ တစ်ခုရဲ့ relationship ကို identifying လုပ်ပြီး documentation လုပ်ထားရပါမယ်။
9) Estimate Activity Duration
Activities တစ်ခုစီတိုင်းရဲ့ ပြီးရန်ကြာချိန်တွေကို estimated resources နဲ့အတူ Estimate လုပ်ရပါမယ်။
10) Develop Schedule
အပေါ်တွင် ရရှိပြီးဖြစ်သော activity sequences, durations, resource requirements နှင့် schedule constraints တွေကို analyzing လုပ်ပြီး Project ကို ဘယ်လို executing, monitoring, controlling လုပ်မယ်ဆိုတာကို Schedule ရေးဆွဲရမှာဖြစ်ပါတယ်။ (ဒီ process ကနေ gang chart, critical path (critical path method - CPM), leads and lags, schedule compression စတာတွေရပါမယ်၊ သိရပါမယ်)
11) Plan Cost Management
Project ရဲ့ cost ကို ဘယ်လို estimated, budgeted, managed, monitored, and controlled လုပ်မယ်ဆိုတာကို defining လုပ်ပြီး documentation လုပ်ရပါမယ်။
12) Estimate Costs
Project work တွေ complete ဖြစ်ဖို့ရန်အတွက် ကုန်ကျမည့် cost ကိုခန့်မှန်းတွက်ချက်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ (ဥပမာ - Bill of Quantity -BOQ)
13) Determine Budget
တွက်ချက်ထားသော Activities or work packages တို့၏စျေးနှုန်းများအားလုံးကိုစုပေါင်းပြီး Reserve များထည့်သွင်းကာ Project Budget သတ်မှတ်ခြင်းဖြစ်ပါတယ်။
14) Plan Quality Management
Project deliverables ၏ quality requirements or standard များကို ဘယ်လို Specifications နှင့်အညီ ဆောင်ရွက်ရမည်ကို identifying and documenting လုပ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။
15) Plan Resource Management
Resource နဲ့ပတ်သက်ပြီး ဘယ်လို estimate လုပ်မယ်၊ ဘယ်လို resource ကိုဘယ်လိုအချိန်မှာလိုမယ်/ရယူမယ်၊ ဘယ်လို manage လုပ်မယ် စတာတွေကို သေချာ defining လုပ်ရပါမယ်။ (ဤနေရာ၌ Resources ဟုဆိုရာတွင် လူပုဂ္ဂိုလ်များ (Team), Materials, Equipments စသည့် တို့ကိုဆိုလိုပါသည်)
16) Estimate Activity Resources
Project work များအားဆောင်ရွက်နိုင်ရန်အတွက် လိုအပ်မည့် team members, materials, equipments နှင့် တခြားဆက်စပ်လိုအပ်မည့် အရာများ၏ quantities ကို estimate လုပ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။
17) Plan Communications Management
Project တွင်ပါဝင်ပတ်သက်မည့် stakeholders or group တို့၏ လိုအပ်မည့် informations တွေ ဘယ်လို policies, procedures, templates, technology, models, methods တွေနဲ့ ဘယ်လိုအချိန်မှာ/ဘယ်လို ပို့ရမယ် စတာတွေကို developing လုပ်ရပါမယ်။ (stakeholder engagement assessment matrix လုပ်ရန်လိုအပ်ပါတယ်)
18) Plan Risk Management
Risk management activities တွေကို ဘယ်လိုစံမံခန့်ခွဲမလဲဆိုတာကို defining လုပ်ရပါမယ်။ (Risk breakdown structure- RBS, Probability and Impact Matrix, စတာတွေလုပ်ရပါမယ်)
19) Identify Risks
Project risks တစ်ခုချင်းစီနဲ့ ၎င်း risk ဖြစ်လာနိုင်တဲ့ sources တွေ၊ ၎င်းတို့ရဲ့ characteristics တွေ၊ overall project risk တွေကို identifying and documenting လုပ်ထားရပါမယ်။ (Root cause analysis, SWOT analysis လုပ်တာတွေ ပါ ပါမယ်)
20) Perform Qualitative Risk Analysis
Risk တွေရဲ့ အရည်အသွေး၊ ၎င်းတို့ရဲ့ probability of occurrence, impact ဘယ်လောက်ရှိမယ်၊ အခြားသော characteristics ဘာတွေရှိမယ် စတာတွေကို analysis လုပ်မယ်၊ assessment လုပ်မယ်။ ပြီးရင် prioritizing သတ်မှတ်ရပါမယ်။
21) Perform Quantitative Risk Analysis
Identified လုပ်ထားတဲ့ risk တစ်ခုချင်းစီနဲ့ အခြားသော sources ကနေ မမျှော်လင့်ပဲ ဖြစ်လာနိုင်တဲ့ risk တွေအားလုံးကို numerically analysis လုပ်ကာ combine လုပ်ထားရပါမယ်။ (အသုံးများတဲ့ tools တွေကတော့ Monte Carlo Analysis, Sensitivity Analysis, Decision Tree Analysis စတာတွေဖြစ်ပါတယ်)
22) Plan Risk Responses
ဒီ Process ကတော့ အပေါ်မှာ identifying လုပ်ထားတဲ့ risks တွေ၊ analysis လုပ်ထားတဲ့ risks တွေ၊ overall project risks တွေ ဖြစ်လာခဲ့ရင် ဘယ်လို Actions/Responses လုပ်မယ်ဆိုတဲ့ Strategies တွေကိုသတ်မှတ် ရွေးချယ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ Strategies သတ်မှတ်ရာမှာ Opportunities အတွက်နှင့် Threats အတွက်ဆိုပြီးရှိပါတယ် (Positive risks = opportunities, Negative risks = Threats)။ Opportunities အတွက် response strategies (5) မျိုး (Escalate, Exploit, Share, Enhance, Accept) နှင့် Threats အတွက် response strategies (5) မျိုး (Escalate, Avoid, Transfer, Mitigate, Accept) ရှိပါတယ်။
23) Plan Procurement Management
Procurement နှင့်ပတ်သက်ပြီး decisions တွေ၊ potential sellers တွေကို ဘယ်လို criteria နဲ့သတ်မှတ်မယ်၊ contract type တွေသတ်မှတ်မယ်၊ analysis လုပ်မယ်၊ bid documents တွေပြင်ဆင်မယ်၊ procurement statement of work သတ်မှတ်/ထုတ်ပြန်မယ် စတာတွေအားလုံးကို documenting လုပ်ထားရပါမယ်။
24) Plan Stakeholder Engagement
Project မှာပါဝင်ပတ်သက်မယ့် stakeholders တွေရဲ့ needs, expectations, interests နဲ့ သူတို့ရဲ့ project အပေါ် ဖြစ်နိုင်တဲ့ Impact တွေကို analysis လုပ်ရပါမယ်။ (အသုံးအများဆုံး tools and techniques ကတော့ Assumption and constraint analysis, Root cause analysis နဲ့ Stakeholder engagement assessment matrix လုပ်တာတွေပဲဖြစ်ပါတယ်)
Planning Process Group မှာပါတဲ့ Processes (24) ရဲ့ Overall view ပြီးပါပြီ။
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ကျနော့်ရဲ့ knowledge sharing ကိုဆုံးအောင်ဖတ်ပေးတဲ့ တစ်ယောက်ချင်းစီတိုင်းကိုလည်း ကျေးဇူးအထူးတင်ပါတယ်။
0 Comments